Dürfen Buchungsunterlagen in rein elektronischer Form archiviert werden?

Die nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen werden in den Unternehmen zunehmend in elektronischer Form geführt und aufbewahrungspflichtige Unterlagen in eben dieser Form (z.B. als elektronische Dokumente) aufbewahrt. Im Rahmen dieser Digitalisierung stellt sich die Frage, inwieweit Dokumente in Papierform aufbewahrt werden müssen, wenn sie doch auch in elektronischer Form platzsparend abgespeichert werden können.

Grundsätzlich geht es bei der Archivierung darum, die Unterlagen in geeigneter Form einer Überprüfung bereitstellen zu können, je nach den Anforderungen der jeweiligen Abgabenordnungen oder Einzelsteuergesetze. Ein sachverständiger Dritter muss diese innerhalb einer angemessenen Zeit überprüfen können. Um die Beweiskraft der Dokumente sicherzustellen und eine Manipulation auszuschließen gibt es die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) (siehe: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html).

Belege beispielsweise können grundsätzlich elektronisch erfasst werden, aus der Verfahrensdokumentation muss dabei ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und versendet werden. Zu beachten ist, dass sich diese eindeutig den Aufzeichnungen oder Buchungen zuordnen lassen müssen.

Zur Ausgangsfrage: Alle Dokumente, die nicht zwingend als Originale aufbewahrt werden müssen dürfen eingescannt werden mit der Anforderung, dass das Scanergebnis mit dem Original bildlich übereinstimmt, bei Beweisfunktion farblicher Dokumente diese in Farbe abzuspeichern sind und die Bearbeitung nach dem Scanvorgang ausschließlich in elektronischer Form erfolgt. Sollte eine Bearbeitung auf dem Papierbeleg erfolgen, ist dieser bei Abschluss erneut einzuscannen.

Dieses Verfahren muss dokumentiert werden. Die GoBD empfiehlt das Erstellen einer Organisationsanweisung in der unter anderem geregelt wird, wer scannen darf, zu welchem Zeitpunkt dies erfolgt (z.B. direkt nach Posteingang), welche Qualität der Scan haben soll und wie die Kontrolle auf und Protokollierung von Fehlern erfolgen soll. Hierzu gibt es eine Muster-Verfahrensdokumentation zur Beleg-Digitalisierung, gemeinsam erarbeitet durch die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und den Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV) (siehe: www.dstv.de/download/gemeinsame-verfahrensbeschreibung).

Vernichtet werden dürfen anschließend alle Dokumente, die nicht zwingend als Original aufbewahrt werden müssen, wie beispielsweise Dokumente mit Unterschrift, Erbscheine oder Wechsel sowie Steuerbescheinigungen oder auch Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse, § 147 Abs. 2 AO, mit den dazugehörenden Dokumenten sowie bestimmte Zollunterlagen im Original und auf Papier.

Wichtig bei der Aufbewahrung der Daten (sowohl in Papierform aber vor allem auch in der elektronischen Form) ist die Gewährleistung, dass alle Daten, die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Belege, Aufzeichnungen, Buchungen), nicht mehr ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder durch neue Daten ersetzt werden können.

Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfung nicht beeinträchtigen.

Zusammenfassend: Eine Aufbewahrung von Papierbelegen ist nicht mehr erforderlich, sofern die Vorgaben der GoBD beachtet werden und eine Aufbewahrung der Originale nicht gesetzlich vorgeschrieben ist oder diese aus anderen Gründen (z.B. Vollstreckungstitel) aufbewahrt werden sollte.

Eine einheitliche Empfehlung gibt es dabei nicht und die Regelungen der GoBD bleiben ungenau formuliert. Die Wahl des Formats und des Datenverarbeitungsprogramms sollte entsprechend gut überlegt sein, Vorschläge des Finanzamtes diesbezüglich gibt es nicht.

Letzte Unsicherheiten, inwieweit die Papieroriginale eingescannter Dokumente entsorgt werden können, bleiben also bestehen. Im Zweifel fragen Sie bei Ihrem Steuerberater oder Finanzamt nach.

Ein Beitrag von Janine Jakobi.

Erstellt am 11.09.2020